Comment prioriser vos demandes de recherche ? [+ Template]

Quand j’ai introduit la Recherche chez un client, les premiers temps étaient plutôt calmes. Je ne croulais pas sous les demandes de recherche, les stakeholders n’étant pas encore convaincus par l’utilité d’avoir un UX Researcher dans leur équipe.

Je devais donc aller à la pêche aux projets pour prouver la valeur de la Recherche. 

Quelques mois plus tard et plusieurs projets réalisés, le calme était parti. Les équipes étaient friandes de recherche, et on venait sans cesse me voir pour tester tel prototype, conduire telle recherche…

La Research est d’un coup devenue “connue”, et on a reçu une avalanche de demandes… sans forcément de cohérence globale ! Nous ne devons pas nous laisser aspirer : les sujets doivent être planifiés et priorisés.
‍
- Lise Amoura, Head of Insights chez Younited

Alors certes, j’étais très contente d’avoir pu prouver que la Recherche avait bien sa place au sein de l’organisation et qu’elle avait de l'impact... mais l’inconvénient, c’est que j’étais seule, et que je ne pouvais plus faire face à toutes les demandes qui me tombaient dessus !

J’ai donc tâtonné, essayé plusieurs choses pour essayer de prioriser les demandes objectivement, jusqu’à créer un formulaire de demande de recherche. 

Au début, c’était très artisanal, j’utilisais simplement un Google Form pour poser mes questions, et j’envoyais le lien à chaque personne qui venait me voir en faisant une demande de recherche. J’analysais les demandes tous les jours, et puis je priorisais la recherche en fonction des réponses. 

Au fur et à mesure, les questions se sont affinées, et j’ai essayé d’automatiser le process le plus possible, tout en responsabilisant les équipes.
‍

Qu’est-ce que c’est un Research Request Form ? 

Très simplement, ça ressemble à ça : 

C' est un formulaire que vous partagez à quiconque dans votre organisation requiert vos services ou ceux de votre équipe.
‍

À quoi sert un Research Intake Form ? 

Il a un double intérêt. Pour vos parties prenantes, il constitue une clef d’entrée rassurante en Research, leur permettant de “mettre à plat” leurs interrogations et d’évaluer l’ampleur de leur questionnement afin de se lancer sereinement.

De votre côté, il vous permet de qualifier les projets pour lesquels vous êtes sollicité, d’en évaluer la charge et donc de les prioriser.

D’un point de vue plus pragmatique, Il vous permet de vous assurer que vous avez bien tous les éléments et informations dont vous avez besoin pour commencer - ou non - ce projet, et sert de base de discussion au kick-off meeting.

Mettre en place un formulaire de demande de recherche permet de répondre à plusieurs objectifs : 

1. Améliorer la priorisation des demandes de recherche, et concentrer vos efforts sur les projets où la recherche à le plus de valeur ajoutée
2. Améliorer la vélocité du traitement des demandes de recherche
3. Responsabiliser les stakeholders dans leurs demandes 

La difficulté quand on a beaucoup de stakeholders qui voient de la valeur dans la Research, c’est d’être surchargé et de devoir faire des choix...

- Tom Abourmad, Researcher chez Deezer

Quelles sont les questions à poser dans le formulaire ? 

Il n’y a pas de règle absolue concernant les questions et leurs formulations. Les questions doivent vous aider à avoir une idée globale de la demande, mais surtout de l’impact qu’aura la recherche, du niveau d’urgence et de risque. 

Le libellé exact des questions figurant dans votre formulaire variera en fonction de votre organisation et des terminologies que vous utilisez en interne.

Néanmoins, un bon formulaire devra quoi qu’il arrive contenir les cinq sections suivantes, pour lesquelles vous trouverez des exemples de questions.

Gardez à l'esprit que le formulaire est un document de travail : vos parties prenantes n'auront pas forcément toutes les réponses, et auront sans doute des interrogations qu'ils souhaiteront vous soumettre. Dans la mesure du possible, privilégiez donc un format collaboratif (Notion, Google Doc,...) afin de pouvoir travailler avec vos équipes à la finalisation de ce document.

1. Contexte : dans quel cadre se situe ce projet ?

• Pourquoi cette recherche est-elle importante pour l'entreprise ou l'organisation ?
• Quel est le degré d'urgence de ce projet ?
• Quel est le risque si on ne conduit pas ce projet ?
• Quel est le problème que vous essayez de résoudre ou la question à laquelle vous essayez de répondre ?
• Quels sont les enjeux de ce projet de recherche ?
• À quel stade du développement de votre produit / service en êtes-vous ?
• Avez-vous déjà fait de la recherche au préalable sur ce sujet ?

2. Objectifs business : que cherchent à atteindre vos parties prenantes avec ce projet ?

• Quels sont les enjeux liés à ce projet ?
• Quel sera l'impact de ce projet ?
• Quels sont les résultats que vous espérez atteindre ?
• Quelles sont les équipes qui seront concernées par ce projet ?
• En quoi ce projet contribue-t-il à la réalisation des objectifs de l'entreprise?

3. Objectifs de Recherche : qu’allez-vous chercher à comprendre pour répondre aux enjeux ci-dessus ?‍

• Qu'espérez-vous découvrir grâce à ce projet ?
• Quelles sont vos hypothèses ?
• Quelles sont les données qui vous ont amené à vous interroger ?
• Quel segment d’utilisateurs souhaitez-vous étudier ?
• Quel problème / besoin essayez-vous de comprendre ?

4. Attentes et délais : comment allez-vous vous organiser ?

• ‍À quelle date doit être rendu le rapport de recherche final ?
• Quels sont les délais intermédiaires pour les différentes phases de la recherche ?
• Quelles sont les attentes en termes de qualité et de quantité des données collectées ?

5. Budget

• Combien de temps allez-vous consacrer à la recherche ?
• Combien coûteront les outils et les services nécessaires pour mener la recherche ?
• Quel est le montant de la récompense accordée aux participants ?

Quelques conseils quand vous élaborerez votre propre Research Intake Form :

• Faites un "dry run" avec vos stakeholders : en associant vos collègues, vous donnez plus de chance au taux de réponse du formulaire, puisqu’ils auront eux-même contribué à la création du questionnaire ;
• Quoi qu'il arrive, faites moins de 10 questions : comme vous, le temps de vos stakeholders est précieux. Ce n’est pas grave s’il vous manque des éléments, vous aurez tout le temps de poser plus de questions lorsque la demande aura été priorisée et sera dans votre backlog. 

‍

Comment mettre en place un Research Intake Form dans son organisation ? 

1. Définissez la cible concernée 

Tous les stakeholders, ou la cible que vous aurez définie. Chez mes clients, j’ouvrais généralement le formulaire à tous les stakeholders afin d’éviter de créer des silos de connaissance. Évidemment, tout le monde ne vous enverra pas des demandes, mais l’ouvrir à tous permet d’éviter les frustrations du type ‘pourquoi moi je n’y ai pas accès ?’

2. Définissez le process

Habituellement, j’explique que chacun peut soumettre une demande de recherche en utilisant le formulaire, quand il le souhaite. J’insiste en revanche sur un point très précis : je ne lirai aucune demande de recherche si le formulaire n’est pas dûment rempli. Ça fait un peu dictatrice, mais ça permet d’éviter les demandes de recherche qui ne sont pas suffisamment réfléchies.

3. Choisissez un outil de création de formulaire

Pour ma part, j’utilise Airtable et Notion mais vous pouvez choisir l’outil avec lequel vous êtes le plus à l’aise, tant qu'il répond aux besoins ci-dessous :

• Donner la possibilité de remplir le formulaire directement dans l'outil ;
• Ne pas avoir besoin de se connecter ou de créer un compte pour remplir le formulaire ;
• Avoir facilement accès aux formulaires remplis, et les comparer entre eux ;
• Paramétrer des actions en fonction des réponses. Par exemple, je ne souhaite pas avoir une notification chaque fois que quelqu’un effectue une demande : j’ai paramétré Airtable pour recevoir un e-mail uniquement si les degrés d'urgence et de risque sont élevés.

4. Analysez les demandes 

Chez mes derniers clients, j’ai mis en place un comité hebdomadaire où l’on analyse les différentes requêtes reçues dans la semaine. L’objectif est de revoir collégialement le niveau de priorisation que j’ai effectué en amont, afin que tout le monde soit aligné sur la roadmap. 

Pour cela, j’utilise les indicateurs suivants :

• Le score du formulaire : il correspond au niveau de priorisation calculé à partir du formulaire pour les questions d’impact, d’urgence et de risque. Chaque réponse étant comprise entre 1 et 5, j’additionne les trois réponses pour obtenir un score compris entre 3 et 15. Plus le score est élevé, plus la demande devrait être prioritaire ;‍
• Le score final : il correspond au score qui est attribué lors du comité hebdomadaire. En fonction du contexte, des détails concernant la recherche, des autres demandes, le score final peut différer du score du formulaire. Il est compris entre 1 et 3. Là encore, en fonction des indicateurs que vous avez l’habitude d’utiliser, vous pouvez modifier le score pour qu’il soit plus adapté à vos pratiques et à l’organisation ;‍
• Le statut : cette entrée correspond à l'état actuel de la demande, pour savoir si elle a été acceptée ou rejetée. Si elle a été acceptée, vous pouvez catégoriser selon si la demande est dans le backlog, la recherche en train d’être réalisée ou finalisée.

‍

Besoin d'inspiration ? Découvrez notre template sur Notion !