Séances de debrief : voici comment accélérer la synthèse des résultats

La synthèse des résultats en fin de projet est souvent une usine à gaz...

Le découpage de l'analyse est une excellente méthode à utiliser sur vos projets de recherche. Chez Tactix, les séances intermédiaires de débrief sont l'une des techniques que nous conseillons le plus pour engager les équipes et analyser efficacement les résultats.

Qu'est-ce qu'une séance de débrief ? Quels sont ses avantages ? Comment les mener ?

On vous explique pourquoi mettre en place des séances de débrief sera (peut-être) la meilleure décision que vous ayez jamais prise...

Qu'est-ce qu'un débrief ?

Un debrief est un moment d'alignement avec les équipes, qui intervient après une activité de recherche.

Il s'agit en fait de revoir l'ensemble des données que vous venez d'obtenir : vous faites le point sur tout ce qu'il s'est passé pendant cette activité de recherche, de façon collaborative. Bref, c'est une mini synthèse des résultats.

Une séance de débrief peut durer 30 minutes, et intervient après un entretien ou encore une finalisation de partie de journal de bord. Puis, vous pouvez organiser une séance de synthèse finale de 2 heures en fin de projet pour tout récapituler et identifier les tendances. 

Pourquoi faire des séances de débrief ?

Toutes les synthèses finales de projet de recherche ne sont pas fastidieuses à mener... heureusement ! Toutefois, nous vous recommandons quand même de systématiser la conduite de séances de débrief, pour :

• Faire immédiatement le point sur le déroulé et les données collectées
• Impliquer plus souvent l'équipe et les parties prenantes
• Avoir différentes lectures et opinions sur chaque activité de recherche
• Identifier les points clés
• Former les autres à l'exercice de synthèse à petite échelle
• Anticiper l'analyse finale, pour ensuite la rendre plus rapide et efficace
• Éviter une surcharge de travail lors de la synthèse globale

Même si l'organisation de debriefs demande de la discipline au quotidien, nous sommes convaincus qu'ils vous simplifieront la vie sur le long terme. Les débriefs ont la capacité d'engager les équipes sur le processus de recherche, et de réduire a minima de 50% la durée de synthèse globale.

Vos parties prenantes penseront certainement plus souvent aux projets de recherche, elles en parleront avec les autres équipes au quotidien... Les debriefs rendent finalement la compréhension et l'implication des équipes beaucoup plus simple, et contribueront à démocratiser la User Research dans l'organisation.

Comment faire des séances de débrief ?

Vous devez trouver la bonne façon d'impliquer les équipes aux séances de débrief. Chez Tactix, nous conseillons de les organiser dans la foulée d'une séance d'observation : par exemple, un entretien d'1 heure ou la découverte des résultats d'une partie de journal de bord pourront être suivis de 30 minutes de débrief. 1 seul créneau à réserver, donc une plus grande chance de participation !

De façon générale, les séances de debrief sont assez faciles à mener. En tant que Researcher, votre rôle est surtout les organiser et de les dynamiser, plutôt que les conduire. Il est en effet essentiel que les équipes participent. 

Voici comment procéder :

Avant le débrief

1. Identifiez qui inviter

Invitez les parties prenantes impliquées sur la préparation et l'analyse (ex : les designers, développeurs, PMs...) car ils seront en mesure de contribuer. Si d'autres personnes commencent à s'impliquer en cours de projet, vous pouvez aussi choisir de les inviter. 

2. Listez les thèmes à creuser

Sur quoi est-il le plus important de faire le point ? En effet, il est essentiel de bien cadrer ce qui sera évoqué lors du debrief : par exemple, les difficultés des utilisateurs, les faits étonnants, les interrogations restantes de l'équipes, les verbatims / vidéos clés, ou encore les principaux enseignements. Chez Tactix, nous vous conseillons de vous limiter à 3-4 thèmes pour évider d'y consacrer trop de temps.

3. Créez l'agenda

Donnez une durée de travail précise pour chaque thème sélectionné : par exemple, 5 minutes pour brainstormer individuellement, puis 5 minutes pour en discuter en groupe. 

Durant le brainstorming, vous laisserez chaque membre de l'équipe réfléchir individuellement au thème, et noter tout ce qui lui passe par la tête sur des post-its : l'objectif est d'en générer le plus possible !

Voici un exemple d'agenda :

• Introduction et explications : 5 minutes
• Brainstorm sur le thème 1 : 3 minutes
• Discussions sur le thème 1 : 3 minutes
• Brainstorm sur le thème 2 : 3 minutes
• Discussions sur le thème 2 : 3 minutes
• Brainstorm sur le thème 3 : 3 minutes
• Discussions sur le thème 3 : 3 minutes
• Brainstorm sur les verbatims clés : 2 minutes
• Parking Lot & Conclusion : 5 minutes

4. Créez un support ou un board

En physique, utilisez un tableau. Et à distance, vous pouvez utiliser Miro, FigJam, Jamboard, Mural ou encore Notion. Créez un template à remplir pendant la séance de débrief afin d'aider les équipes à organiser leur travail de synthèse.

5. Ajoutez toujours un "Parking Lot"

Il s'agit d'un espace où mettre les commentaires, questions, idées ou encore étonnements qui ne sont pas directement liés aux thèmes de l'agenda. Tout ce qui y sera mis pourra ensuite être traité lors de la synthèse finale.

Pendant le débrief

1. Expliquez chaque thème/activité

Tous les participants ne connaissent pas forcément le jargon User Research, donc assurez-vous de bien expliquer ce qui sera à l'ordre du jour. Limitez la durée de ces explications d'introduction à 5 minutes.

2. Chronométrez chaque activité une à une

Laissez les équipes brainstormer puis conclure sur chaque thème : par exemple, 5 minutes de brainstorm sur les difficultés des utilisateurs, et 5 minutes de synthèse. Et soyez strict sur la durée ! Regroupez ensuite les idées similaires pour identifier les tendances.

Ces clusters serviront alors de base de discussion après le brainstorm.

3. Mettez les questions de côté

Si les gens ont des questions sur la méthode de débrief, demandez-leur de les mettre dans le "Parking lot", ou bien traitez-les après la séance. Ce type de questions peut faire dévier le groupe de ses objectifs.

Après le debrief

1. Partagez le support

Assurez-vous que les équipes puissent retrouver les résultats du débrief, notamment pour ceux qui n'auraient pas pu y participer. Laissez les modifications possibles pour ceux qui auraient des remarques additionnelles.

2. Rapportez le support lors de la synthèse globale

Ce board vous aidera énormément lors de l'analyse finale des résultats. Ceux qui n'auront pas pu participer aux séances de débrief pourront accéder aux points clés, et l'équipe aura déjà des idées sur les enseignements du projet.

3. Demandez du feedback

C'est essentiel ! Le format d'une séance de débrief doit être adapté au fonctionnement de l'équipe, et les retours vous aideront à l'ajuster pour plus d'implication et de valeur.

Conclusion

Les séances de débrief avec vos équipes sont un excellent moyen de les impliquer et de commencer à identifier des insights. Elles font partie intégrante de la réussite des projets, et vous feront gagner un temps considérable lors de l'analyse finale. Bref, à essayer !