Vous recrutez des participants par mail ? Lisez ceci d'abord.

L’emailing est la meilleure façon de recruter des participants depuis une base de données.

Cela peut paraître simpliste au premier abord, mais une campagne d’emailing mal réalisée vous fera perdre du temps, et pourrait même mettre en danger votre projet.

Dans cet article, nous verrons donc comment rédiger un email qui :

1. Donne envie à vos participants de prendre part à votre projet

2. Les rassure quant au bien-fondé de votre étude

3. Leur communique efficacement toutes les informations dont ils besoin

À propos des invitations par mail

Contrairement au téléphone, les emails ne sont pas intrusifs. Ils vous permettent de prendre le temps de rédiger soigneusement votre message, et donne la possibilité à votre destinataire de le lire (et relire) quand c’est le bon moment pour lui.

Cependant, comme tout premier contact, cet email de recrutement va conditionner la suite de votre relation avec votre participant : il est donc capital non seulement que vous fassiez une bonne impression mais également que vous lui communiquiez toutes les informations dont il a besoin, car vous n’aurez pas la flexibilité du live pour apporter des précisions ou répondre à ses éventuelles questions.

L’invitation par mail représente donc un exercice plus difficile qu’il n’y parait : un mail trop impersonnel sera perçu comme froid, un mail trop original ne fera pas sérieux, un mail trop direct ne créera pas d'engouement, et ainsi de suite...

Voici comment ne pas tomber dans ces pièges.
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Attirez leur attention avec un titre accrocheur

L’objet de votre mail est la première chose que vos participants verront.

Par conséquent, il vous faut éviter d'être ennuyeux ("Participez à notre enquête de satisfaction") ou louche ("Répondez à ce questionnaire et gagnez une voiture").

Dans ces cas de figure, vous vous exposez à ce que vos participants n'ouvrent tout simplement pas votre mail (et donc candidatent encore moins).

Pour éviter cette situation, l'objet de votre mail doit être :

• Clair : vos participants doivent comprendre qu'il s'agit d'un mail de recrutement pour un projet de recherche
• Authentique : vos participants doivent avoir le sentiment que vous vous adressez directement à eux
• Original : votre mail doit se différencier des centaines de sollicitations que reçoivent vos participants chaque jour

Quelques exemples que j'ai vus passer dans ma boîte mail récemment et qui ont retenu mon attention :

• “🙏 Aidez-nous à améliorer Raycast, Barthelemy”.
  Ni particulièrement impactant, ni particulièrement mauvais. Cependant le fait que l'objet soit hyper personnalisé (nom du produit et nom du destinataire) ainsi que l'utilisation d'un emoji rendent le tout plutôt attractif.
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• “Plantez des arbres avec Notion”.
  Qui n'a pas envie de faire un geste pour la planète ? Faire preuve d'originalité en en appelant à la conscience écologique des participants (ou tout autre cause d'ailleurs) en mettant en avant la récompense est une bonne idée.
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• "Que pensez-vous de votre utilisation de Classpass jusqu'à maintenant ?"
  L'utilisation d'une question ajoute du dynamisme et aide l'objet à se démarquer dans la boite mail des participants.
  

• “Vous aimez la viande végétale Barthelemy ?“
  Tout aussi dynamique que l'exemple précédent, cet objet se démarque en plaçant le curseur de l'interêt non pas sur le produit, mais sur le participant (ce qui est toujours valorisant).
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Mettez-vous en avant

Un participant a plus de chance de répondre à votre demande s’il a le sentiment de s’adresser à un humain.

Exit donc les mails génériques trop froids : votre email doit être simple, chaleureux et authentique.

Pour cela, la meilleure façon de faire est de parler en votre nom propre (ou celui de votre équipe) : une petite ligne de présentation en début de mail peut paraître anecdotique mais aidera grandement vos participants à se projeter avec vous.

Le conseil Tactix : l'ajout d'une photo dans votre signature, en plus de vos coordonnées personnelles, donnera encore plus de crédit à votre mail.

Soyez clair sur ce que vous allez attendre d’eux

Vos participants potentiels doivent pouvoir s’inscrire en connaissance de cause.

Assurez-vous donc de bien préciser :

• Le sujet général de votre projet (sans rentrer dans trop de détails pour ne pas biaiser leurs réponses)
• Comment participer : logiciels utilisés, équipements à avoir,…
• Où et quand votre projet va se dérouler
• Le montant de la récompense
• Le lien vers votre questionnaire de recrutement (si vous en avez un)
• Les prochaines étapes

"Vendez"-leur le projet

Qu'ont à y gagner vos participants (à part votre récompense) ?

Participer à un projet de Recherche, c'est aussi contribuer au développement des produits et des services que l'on aime.
Au-delà donc des aspects "logistiques" de votre projet ci-dessus, il est important de leur donner envie de participer à votre projet, en le présentant non pas comme un service qu'ils vous rendent, mais une occasion de s'investir dans votre roadmap et de voir leur voix écoutée.
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Rassurez-les

Vos participants reçoivent tous les jours des SPAMs ou des tentatives de phishing.

Votre email n'en fait (a priori) pas partie et il est nécessaire de le faire savoir.

Pour cela, faites partir votre mail depuis votre adresse mail personnelle (pas de "no-reply" ou "contact") et ajoutez un "footer" à la fin de votre mail contenant tous les éléments de réassurance nécessaire :

• Votre politique de confidentialité et votre conformité RGPD
• Une possibilité de se désinscrire de cette liste d'emails (et donc de ne plus être resollicité pour des études futures)
• Un éventuel lien vers la page du site de votre entreprise recensant les études en cours

Testez différents formats

Il n'y a pas une unique recette miracle qui fonctionne pour tous les secteurs et toutes les entreprises : votre email de recrutement va énormément dépendre de vos participants.

En fonction de vos cibles, testez différents approches (timing, formulations,...), procédez par petits groupes de participants, suivez les indicateurs clés (taux d'ouverture et taux de clic), et améliorez votre process jusqu'à obtenir la formule qui vous convienne le mieux.
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N’oubliez pas les bonnes pratiques de l’emailing

Dernier point mais non des moindres : votre email de recrutement est avant tout... un email.

Cela signifie que les bonnes pratiques de l'emailing s'y appliquent :

• Utilisez des bullet points, des titres et faites des paragraphes courts pour rendre vos emails faciles à lire
• Optimisez vos emails pour qu'ils soient consultables sur mobile, et ce quelle que soit la qualité du réseau de vos destinataires
• Soyez cohérent en termes de branding et de ton pour créer de la familiarité et de la confiance
• Relisez toujours vos emails 3 fois avant de les envoyer pour corriger les fautes de grammaire et d'orthographe : demandez à un collègue (ou à ChatGPT) de vous aider
• Faites partir vos campagnes à des moments stratégiques (entre 8h et 9h, après 17h en semaine)

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Se faire accompagner par des experts

Chez Tactix, nous gérons les emails de recrutement pour nos utilisateurs.
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